Zarządzanie i administrowanie – na czym polegają i czym się różnią?

 

Zarządzanie i administrowanie – na czym polegają i czym się różnią?

Jak sama nazwa wskazuje, zajmujemy się głównie zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami. Ale czym różnią się te dwa pojęcia i co to oznacza w praktyce?

Zarządzanie nieruchomościami to podejmowanie wszelkich działań, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom oraz zapewnienie prawidłowej eksploatacji nieruchomości. Zarząd może być właścicielski – czyli składać się z wybranych mieszkańców – lub powierzony zewnętrznej firmie, takiej jak nasza. Co ważne, to że w obu przypadkach zarządca ponosi odpowiedzialność prawną za podejmowane decyzje.

Administrowanie nieruchomością sprowadza się do podejmowania wyłącznie bieżących czynności związanych z jej obsługą – na przykład pobieranie czynszu i koniecznych opłat oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji – zwykle z polecenia zarządu wspólnoty mieszkaniowej czy danej nieruchomości.

Administrator budynku zajmuje się głównie realizacją pilnych spraw, z którymi zgłaszają się do niego mieszkańcy, a także monitorowaniem aktualnej sytuacji w kamienicy, bloku czy budynku komercyjnym.

A więc, jakie prace musi wykonać zarządca nieruchomości, będąc odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej? Wiele tych działań i czynności pozostaje niewidoczne dla mieszkańców czy użytkowników budynków komercyjnych. Przedstawmy najważniejsze:

  • Zarządca reprezentuje wspólnotę (w tym właścicieli mieszkań) przed inwestorem, a także przed organami administracji państwowej i samorządowej. W praktyce oznacza to na przykład:
    • Egzekwowanie usunięcia wad czy usterek przez inwestora lub dewelopera
    • Zawieranie umów na dostawę mediów, usługi odbioru odpadów, pielęgnację gruntów, sprzątanie przestrzeni publicznych oraz
    • Sporządzanie deklaracji podatkowych wspólnoty
  • Zarządca obsługuje wspólnotę w aspektach prawnych – rozpatruje pisma, wezwania, weryfikuje rozporządzenia, przygotowuje uchwały zgodnie z obowiązującym prawem. Ale co to znaczy dla mieszkańców? Na przykład, gdy obok mieszkań wspólnoty ktoś chce postawić wielki biurowiec, lub zaplanowano wycinkę drzew z sąsiedniego parku, zarządca zadba o to, aby wspólnota formalnie sprzeciwiła się działaniom na jej szkodę. Czasem deweloper nie usuwa wad czy usterek i droga sądowa staje się jedynym wyjściem. Wtedy zarządca przygotowuje odpowiednie pozwy sądowe i reprezentuje wspólnotę w sporze. Równie ważne są prawne czynności wykonywane rutynowo, takie jak bieżąca weryfikacja nowych właścicieli i ksiąg wieczystych poszczególnych mieszkań czy windykacja zadłużeń.
  • Zarządca zapewnia obsługę eksploatacyjną – to znaczy wykonuje wszelkie bieżące naprawy oraz przeglądy techniczne wymagane prawem czy gwarancjami, zapewnia dostawę mediów i negocjuje umowy z dostawcami. Wszystkie te działania mają jeden nadrzędny cel: zapewnienie mieszkańcom bezpieczeństwa i komfortu przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Dlatego też, niesłychanie ważnym elementem obsługi eksploatacyjnej jest pogotowie techniczne. Wyobraźmy sobie, że w piątek wieczorem występuje awaria ciepłej wody, ogrzewania czy prądu. Z tym nie można czekać do poniedziałku rano. Podobnie jest z awarią windy czy bramy. Dobry zarządca dysponuje pogotowiem technicznym, które tego typu awarie usuwa w trybie natychmiastowym.
  • Zarządca organizuje zebrania wspólnoty – przygotowuje zawiadomienia, dokumentację na przykład sprawozdania finansowe, plany gospodarcze na kolejny rok oraz uchwały celowe. Zarządca musi również zapewnić salę oraz poprowadzić zebranie, a następnie przygotować dokumentację po zebraniu. A jakie tematy są poruszane na takich zebraniach? Na przykład jak poniesione koszty wspólnoty dzielone są na właścicieli, czyli jakie koszty ponosi wspólnota, a jakie indywidualni mieszkańcy. Zarządca przygotowuje odpowiednie zestawienie, również dotyczące windykacji. Zarządca jest odpowiedzialny za płynność finansową wspólnoty, a więc musi sporządzić budżet na następny rok, biorąc pod uwagę prognozowane koszty mediów. To oznacza również dbanie o fundusz remontowy, który zapewnienia bezpieczeństwo właścicieli i mieszkańców na wypadek konieczności wykonania rozległych i kosztownych remontów, a konieczność ta znaczenie wzrasta w miarę starzenia się budynków.

Oferujemy pełny zakres usług zarządzania i administrowania nieruchomościami, a konkretne usługi zawsze dopasowujemy precyzyjnie do potrzeb każdego klienta. Zapraszamy do kontaktu!

Finanse Wspólnoty Mieszkaniowej – kto, ile i za co?

 

Finanse Wspólnoty Mieszkaniowej – kto, ile i za co?

Utrzymanie Wspólnoty Mieszkaniowej kosztuje, nie ma co do tego wątpliwości. Jednak wątpliwości często pojawiają się, gdy mieszkańcy pytają z lekką niecierpliwością, a czasem i oburzeniem – a na co nasze składki idą? Nie wszystkie wydatki na eksploatację nieruchomości widać od razu. Co więcej, według zasady rozkładu wydatków wynikającej z ustawy o własności lokali – „przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziału.”

W praktyce mówimy więc o pokryciu faktycznych kosztów i zwrocie nadpłaty. Obieg wygląda następująco:

  • Właściciele lokali wpłacają na konto Wspólnoty Mieszkaniowej miesięczne zaliczki na poczet utrzymania nieruchomości. Wysokość zaliczki reguluje uchwała Wspólnoty.

Następnie zarząd Wspólnoty reguluje jej zobowiązania, które dzielą się na trzy duże obszary:

  • Koszty eksploatacyjne – choć zwie się je kosztami zarządu to obejmują takie rzeczy jak oświetlenie klatek schodowych i części wspólnych, zasilanie wind, naprawy awarii, przeglądy wynikające z konkretnych przepisów i zasad eksploatacji różnych urządzeń np. przeciwpożarowych, regularne konserwacje, utrzymanie czystości, koszt ubezpieczenia czy wynagrodzenie zarządu.
  • Koszty mediów, czyli głównie: koszty ogrzewania budynku (o czym więcej za chwilę), zimną i ciepłą wodę oraz odbiór śmieci.
  • Koszty remontów, czyli fundusz remontowy, który może, ale nie musi zostać założony. Jest to jednak zalecane, ponieważ taki fundusz umożliwi wykonanie natychmiastowej naprawy o znaczących kosztach, która może wydarzyć się raz na kilka lat, a której zignorowanie może znacząco obniżyć wartość nieruchomości i spowodować nieodwracalne zniszczenia.

A propos ogrzewania – wiele osób pyta dlaczego rachunki za ogrzewanie składają się z trzech części? Otóż na taki rachunek składają się:

  1. abonament, którego wysokość zależy od mocy zamówionej dla budynku – ta stała kwota jest rozliczana proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
  2. ogrzewanie części wspólnej – jest to różnica między wskazaniami licznika głównego a sumą wskazań liczników indywidualnych. Ta różnica jest również rozliczana proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
  3. ogrzewanie indywidualnego mieszkania, obliczane według zużytych gigadżuli razy cena za jednostkę.

Na koniec roku Zarząd Wspólnoty rozlicza wszystkie zaliczki, jednak regulując na bieżąco opłaty np. mediów, może co kilka miesięcy korygować i dostosowywać wysokość zaliczki do faktycznych kosztów i zmieniających się cen. Na podstawie lat poprzednich i prognoz, Zarząd co roku opracowuje plan finansowy, który powinien dawać mieszkańcom Wspólnoty jasny pogląd na nadchodzące w kolejnym roku koszty oraz dać poczucie bezpieczeństwa.

Zarząd ma obowiązek prowadzić, a każdy członek Wspólnoty ma prawo wglądu do następujących dokumentów:

  • ewidencja przychodów i kosztów, aby na koniec roku sporządzić sprawozdanie finansowe Wspólnoty
  • ewidencja rozrachunków, czyli wszystkich należności i zobowiązań
  • ewidencja stanu środków pieniężnych, takich jak saldo konta bankowego
  • ewidencja stanu środków funduszu remontowego lub innych funduszy celowych, o ile Wspólnota takie posiada

Zarząd ma również obowiązek prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową, czyli uproszczoną księgowość kosztów zarządzania oraz zaliczek pobieranych od członków Wspólnoty na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Każdy członek Wspólnoty ma uprawnienia do osobistego wglądu do dokumentacji prowadzonej przez Zarząd, który nie może ograniczać prawa do kontrolowania jego działań, np. przez odmowę udostępnienia dokumentacji finansowej. Odmowa wglądu, a tym samym ukrywanie operacji finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej powinno być sygnałem do zmiany zarządu.

Więcej o zakresie obowiązków i odpowiedzialności zarządcy i administratora Wspólnoty Mieszkaniowej dowiesz się z filmu „Zarządzanie”. Zapraszamy!

Wspólnota mieszkaniowa – co to jest?

 

Wspólnota mieszkaniowa – co to jest?

Gdy kupujemy mieszkanie w bloku lub kamienicy, warto wiedzieć czym jest Wspólnota mieszkaniowa.

Powstaje ona już po zakupie pierwszego lokalu w całej inwestycji. Inwestycja dzieli się wtedy na dwie nieruchomości posiadające dwie odrębne księgi wieczyste – budynkową i lokalową dla każdego odrębnego lokalu.

Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości – zwykle jednego budynku wraz z otaczającym terenem. Wspólnota jest w pewnym sensie „stowarzyszeniem” do którego przystępuje się automatycznie w momencie nabycia lokalu. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa majątkowe, na przykład poprzez zakup garażu czy innej nieruchomości. Może również zaciągać zobowiązania takie jak kredyt bankowy oraz pozywać do sądu – na przykład dewelopera, który nie usuwa wad czy usterek budynku. Wspólnota może też wchodzić w stosunek pracy jako pracodawca, na przykład zatrudniając pracowników odpowiedzialnych za sprzątanie budynku, utrzymanie gruntów czy drobne naprawy.

Wspólnota zwykle posiada:

  • nazwę składającą się ze słów „wspólnota mieszkaniowa” oraz oznaczenia danej nieruchomości np. Wspólnota Mieszkaniowa przy ul. Grenia 20 w Krakowie;
  • posiada też zarząd lub zewnętrznego zarządcę oraz zgromadzenie ogółu właścicieli;
  • posiada siedzibę – zwykle to adres jednego z członków zarządu lub adres zarządcy czy administratora;
  • ponad to REGON – nadany przez Główny Urząd Statystyczny;
  • NIP – nadany przez właściwy Urząd skarbowy oraz
  • konto bankowe

Jeśli budynek zawiera nie więcej niż trzy lokale, wtedy może funkcjonować jako tzw. Mała Wspólnota mieszkaniowa, która działa na podstawie ustawy o własności lokali, a zarządzanie taką wspólnotą mieszkaniową odbywa się w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego.

Jeżeli jednak nieruchomość składa się z więcej niż trzech lokali, tworzą one tzw. Dużą Wspólnotę mieszkaniową i powołanie zarządu jest obowiązkiem jej członków. Zarząd wspólnoty odpowiednią uchwałą powołują właściciele lokali. Członkiem zarządu wspólnoty może być osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lub spoza ich grona. Zarząd jest organem wewnętrznym wspólnoty, a jego działanie jest działaniem samej wspólnoty.

Ponieważ zarządzanie wspólnotą jest skomplikowane i rodzi sporą odpowiedzialność, a ustawa nakłada na takiego zarządcę duże wymagania właśnie ze względu na tę odpowiedzialność, wiele Wspólnot wybiera potencjalnie korzystniejsze dla mieszkańców rozwiązanie jakim jest zatrudnienie zewnętrznego zarządcy nieruchomości. W praktyce, powierzenie zarządu przedsiębiorcy lub spółce zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami następuje w umowie notarialnej lub w formie uchwały wspólnoty, protokołowanej przez notariusza.

Jeśli Wspólnota wybrała zarząd osobowy spośród grona właścicieli, wtedy obowiązki wykonawcze najczęściej powierza profesjonalnemu administratorowi. Powszechnie i mylnie mówi się, że taki administrator „zarządza”, tymczasem główna odpowiedzialność za zarządzanie wspólnotą spoczywa nadal na osobach wybranych do zarządu, a odpowiedzialność administratora ograniczona jest do zakresu określonego w umowie między nim a zarządem.

Więcej o zakresie obowiązków i odpowiedzialności zarządcy i administratora dowiesz się z filmu „Zarządzanie”. Zapraszamy!