Nieruchomości komercyjne

Aktualnie zarządzamy obiektami od 2000 m2 do 11000 m2. W zakres wchodzą następujące usługi:

1. USŁUGI FINANSOWE

  1. Wystawianie faktur i monitoring należności od najemców z tytułu czynszu, opłat eksploatacyjnych i innych zobowiązań zgodnie z umowami;
  2. Zbieranie i organizacja dokumentów finansowych związanych z procesem zarządzania  Nieruchomością;
  3. Terminowe gromadzenie i weryfikacja danych od dostawców mediów dla celów  rozliczeniowych zgodnie z postanowieniami umów najmu;
  4. Przechowywanie kopii bądź, o ile to jest wymagane, wystawionych i otrzymanych faktur związanych z zarządzaniem Nieruchomością wraz z rocznym zestawieniem wszystkich poniesionych wydatków;
  5. Dokonywanie rocznego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych najemców w odpowiednim terminie, zgodnie z postanowieniami umów najmu;
  6. Przygotowanie rocznego budżetu przez Zarządzającego. Przygotowanie obejmuje spotkania przygotowawcze, składanie wstępnego budżetu, wprowadzanie zmian i poprawek oraz ostateczne złożenie budżetu;
  7. Przeprowadzenie terminowych aktualizacji stawek czynszu zgodnie z postanowieniami umów najmu;
  8. Coroczne przygotowywanie deklaracji dotyczącej podatku od Nieruchomości i przekazanie do Klienta;
  9. Dokonywanie rozliczenia kosztów eksploatacyjnych zgodnie z postanowieniami umów;
  10. Windykacja należności następować, będzie zgodnie z odrębnymi ustaleniami. Może ono obejmować kontrolę, wysyłanie wszystkich niezbędnych monitów, listów, e-maili, kontakty telefoniczne oraz organizowanie spotkań z najemcami zgodnie z wymogami i potrzebami celem zminimalizowania opóźnień w płatnościach najemców oraz utrzymania wymaganych na podstawie umów najmu zabezpieczeń takich jak: depozyty, gwarancje bankowe, zabezpieczenia spółek macierzystych, listy gwarancyjne;

Dokładamy wszelkich starań, żeby rzeczywiste koszty nie przekroczyły Zatwierdzonego Budżetu Kosztów Operacyjnych oraz informujemy na bieżąco Klienta o przypadkach, gdy rzeczywiste koszty zarządzania Nieruchomością mogłyby przekroczyć Zatwierdzony Budżet Kosztów Operacyjnych, czy to według poszczególnych pozycji, czy to w odniesieniu do łącznych kosztów.

2. RAPORTOWANIE

Przygotowanie raportu okresowego, który będzie dostarczany do przedstawiciela Klienta do wybranego dnia każdego następnego miesiąca. Raporty będą przygotowywane w oparciu o wzory uzgodnione z Zarządzającym, po uprzedniej akceptacji Klienta. Zakres raportu może obejmować:

  1. Przygotowywanie dla Klienta raportów finansowych, dotyczących wpływów z czynszów oraz wydatków z tytułu kosztów eksploatacyjnych, zaległych płatności, budżetu nakładów inwestycyjnych versus wydatków na ten poczet, przeprowadzonych remontów i napraw, jak również zawierających uwagi w sprawach m.in. terminów wygaśnięcia umów najmu, zaległych płatności oraz przestrzegania przez najemców warunków umów najmu, włącznie ze szczegółowymi fakturami dla Nieruchomości według rodzajów wydatków, linii i kont księgowych zadeklarowanych przez Klienta za dany okres obrachunkowy i w skali roku;
  2. Szczegółowy raport kosztów eksploatacji wykazujący i wyjaśniający rozbieżności w stosunku do zużycia w adekwatnym okresie w ubiegłych latach;
  3. Prowadzenie aktualnej bazy danych w zakresie umów najmu;
  4. Prowadzenie aktualnej bazy danych umów serwisowych dotyczących bieżącej obsługi Nieruchomości;
  5. Prowadzenie aktualnej bazy danych innych umów dotyczących Nieruchomości;
  6. Raport dotyczący zarządzania nieruchomością odnośnie, działań podjętych przez Zarządzającego w poprzednim miesiącu, w tym istotnych pytań i kwestii podnoszonych przez najemców, podjętych kroków, harmonogramu wprowadzania rozwiązań, kosztów związanych z rozwiązywaniem danego problemu, awarii i innych kluczowych zdarzeń, planów i działań eksploatacyjno-remontowych, inwestycyjnych, bezpieczeństwa nieruchomości, raport proponowanych zmian, usprawnień, oszczędności wraz z kosztami.

3. ZARZĄDZANIE NAJEMCAMI

  1. Współpraca z najemcami w zakresie realizacji ich zobowiązań wynikających z umów najmu, np. procedury zarządzania i regulaminy, ustalenia w zakresie napraw;
  2. Przekazywanie lub pomoc Klientowi w przekazaniu pomieszczeń najemcom zgodnie z umowami najmu oraz sporządzanie lub pomoc Klientowi podczas sporządzania protokołu przekazania;
  3. Odbiór w imieniu Klienta lub pomoc Klientowi podczas zwracania pomieszczeń po wygaśnięciu umów najmu oraz sporządzanie lub pomoc Klientowi podczas sporządzania protokołu przekazania;
  4. Nadzór nad wykonywaniem przez najemców obowiązków oraz spełnianiem wymogów wynikających z umów najmu, w szczególności obowiązku przywrócenia pomieszczeń do stanu poprzedniego;
  5. Rozwiązywanie bieżących problemów zgłaszanych przez najemców związanych z zarządzaniem budynkiem w związku z zobowiązaniami najemców wynikającymi z umów najmu;
  6. Dołożenie starań, aby najemcy wykorzystywali przedmiot najmu w sposób oraz dla celów uzgodnionych w umowie najmu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie niezwłoczne informowanie Klienta oraz zaproponowanie odpowiednich działań zmierzających do usunięcia takich uchybień;
  7. Weryfikacja działań najemców w zakresie zobowiązań przewidzianych w umowach najmu w sprawach dotyczących: kontroli montażu reklam, ogłoszeń, szyldów, itp. zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz budynku. Kontrolowanie uzyskania pozwoleń w przypadkach, gdy niezbędne jest uzyskanie zgody na planowane prace, rekomendacje w sprawach dotyczących mocowania szyldów zgłaszanych przez najemców, analiza rysunków i projektów technicznych oraz kontrola prac pod względem poprawności ich wykonania. Zgłoszenie do Klienta przypadków nie wywiązywania się najemców z powyższych zobowiązań i podejmowanie odpowiednich działań;
  8. Monitorowanie pod kątem zgodności z procedurami obowiązującymi w Budynku oraz zgodności z umowami najmu oraz adekwatnymi przepisami prawa wszelkich prac modyfikujących i budowlanych wykonywanych przez najemców w związku z ich wprowadzaniem się do i wyprowadzaniem z nieruchomości w porozumieniu z koordynatorami projektów i menedżerami budowy ze strony Klienta oraz najemcy, tak aby zapewnić jak najmniejsze zakłócenie funkcjonowania Nieruchomości oraz działalności innych najemców zajmujących powierzchnie w obrębie Nieruchomości lub przygotowujących się do przeprowadzki do Nieruchomości;
  9. Przekazywanie do Klienta zapytań w zakresie udzielenia zgody na podnajem lub dokonanie cesji umowy najmu na prośbę najemcy wraz z rekomendacją;
  10. Bieżące informowanie Klienta oraz podejmowanie odpowiednich działań w zakresie obowiązków wynajmującego wynikających z umów najmu a w szczególności z:
    • aktualizacji stawek czynszowych,
    • kończących się umów najmu,
    • wygasających gwarancji bankowych lub innych form zabezpieczeń zobowiązań  umownych najemców,
    • wszelkich kwestii związanych z zobowiązaniami Klienta wynikającymi z przepisów prawa w zakresie zarządzania budynkiem,
    • obowiązków Klienta wobec najemcy wynikających z umowy najmu lub/oraz innych dokumentów uzgodnionych pomiędzy Klientem a najemcą,
    • niezwłoczne informowanie Klienta o każdym zdarzeniu, o którym Zarządzający dowie się, a mającym wpływ na funkcjonowanie budynku i najemców oraz na działalność Klienta związaną z budynkiem.

4. ZARZĄDZANIE BUDYNKIEM

  1. Przeprowadzanie regularnych, o ile przewidują to umowy najmu, inspekcji powierzchni wynajętych przez najemców w celu zapewnienia właściwego sposobu wykorzystania pomieszczeń oraz zgodności tego wykorzystania z warunkami     zawartymi w umowach najmu;
  2. Zapewnienie utrzymania Budynku w należytym stanie, dopilnowanie zgodności  dokumentacji, atestów i certyfikatów oraz innych wymaganych prawem czynności łącznie z prowadzeniem Księgi Obiektu Budowlanego;
  3. Przygotowanie i wdrożenie, po ich zaakceptowaniu przez Klienta, procedur obsługi budynku w zakresie obsługi technicznej, sprzątania, ochrony etc., zgodnie ze standardami rynkowymi profesjonalnego zarządzania nieruchomościami;
  4. Rozwiązywanie bieżących problemów zgłaszanych przez najemców w sprawach dotyczących świadczonych usług serwisowych w budynku;
  5. Przeprowadzanie rutynowych, udokumentowanych protokołem inspekcji, raz na  ustalony czas, powierzchni wspólnych nieruchomości w celu kontroli działalności podmiotów świadczących usługi w budynku, codziennego funkcjonowania oraz eksploatacji budynku;
  6. Co najmniej raz do roku weryfikacja jakości świadczonych usług serwisowych w budynku poprzez sprawdzenie poprawności zakresu, rozliczeń finansowych, przedstawianych raportów wykonania usług, reakcji na zgłoszenia;
  7. Informowanie właściciela nieruchomości o stanie budynku (o wszystkich bieżących i przewidywanych usterkach) oraz o problemach technicznych dotyczących instalacji, w przypadku konieczności, angażowanie specjalistów oraz przygotowywanie raportów w   terminach i zgodnie z życzeniem właściciela;
  8. Współpraca z lokalnymi organami administracji oraz odpowiednimi urzędami w związku ze świadczeniem usług;
  9. Nadzorowanie terminowości i poprawności technicznej bieżących oraz awaryjnych napraw i konserwacji instalacji budynkowych, obejmujących konserwację urządzeń i   instalacji zgodnie z wymogami producentów i instalatorów, a także przepisami prawa;
  10. Dopilnowanie zlecenia okresowych przeglądów technicznych budynku zgodnie z przepisami prawa;
  11. Weryfikacja uprawnień przysługujących z tytułu gwarancji i rękojmi dla budynku udzielonych zarówno przez wykonawców jak i dostawców usług, jak również realizacja w imieniu Klienta procedur gwarancyjnych;
  12. Nadzorowanie terminów ubezpieczenia nieruchomości. Informowanie firmy ubezpieczeniowej o wszelkich zdarzeniach, które mogą być podstawą do zgłoszenia roszczeń w ramach polisy ubezpieczeniowej oraz przekazanie dokumentacji w   przypadku zgłoszenia szkody;
  13. Prowadzenie ewidencji odczytów z liczników w budynku, rozliczanie oraz refakturowanie najemców za media;
  14. Pomoc przy certyfikacji BREEAM.

5. ARCHIWIZACJA

Przechowywanie wszelkich dokumentów dotyczących  zarządzanej nieruchomości, między innymi takich jak:

  1. kopie umów najmu, aneksów i porozumień oraz protokołów przejęcia powierzchni;
  2. kopii gwarancji bankowych w związku z umowami najmu, kopie weksli i deklaracji wekslowych;
  3. umowy z dostawcami mediów;
  4. umowy z podwykonawcami oraz podmiotami świadczącymi usługi na rzecz nieruchomości;
  5. kopie dokumentów księgowych, zgodnie z zakresem wskazanym w umowie o zarządzanie;
  6. kopie polis ubezpieczeniowych, decyzji organów administracji publicznej i innych;
  7. oryginały i kopie dokumentacji technicznej dotyczącej nieruchomości przekazane Zarządzającemu przez byłego właściciela nieruchomości;
  8. oryginały otrzymywanej i kopie wysyłanej korespondencji z podwykonawcami, dostawcami, najemcami, organami administracji publicznej i innymi, w tym decyzje i korespondencje dotyczące opłat i podatków od nieruchomości;
  9. wszelka nowotworzona dokumentacja prawna, techniczna (w tym plany nowych aranżacji wraz z uzgodnieniami branżowymi i protokołami) i podatkowa;
  10. Okres przechowywania przez Zarządcę w/w dokumentów może zostać uzgodniony indywidualnie.