Zarządzanie i administrowanie – na czym polegają i czym się różnią?

Jak sama nazwa wskazuje, zajmujemy się głównie zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami. Ale czym różnią się te dwa pojęcia i co to oznacza w praktyce?

Zarządzanie nieruchomościami to podejmowanie wszelkich działań, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom oraz zapewnienie prawidłowej eksploatacji nieruchomości. Zarząd może być właścicielski – czyli składać się z wybranych mieszkańców – lub powierzony zewnętrznej firmie, takiej jak nasza. Co ważne, to że w obu przypadkach zarządca ponosi odpowiedzialność prawną za podejmowane decyzje.

Administrowanie nieruchomością sprowadza się do podejmowania wyłącznie bieżących czynności związanych z jej obsługą – na przykład pobieranie czynszu i koniecznych opłat oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji – zwykle z polecenia zarządu wspólnoty mieszkaniowej czy danej nieruchomości.

Administrator budynku zajmuje się głównie realizacją pilnych spraw, z którymi zgłaszają się do niego mieszkańcy, a także monitorowaniem aktualnej sytuacji w kamienicy, bloku czy budynku komercyjnym.

A więc, jakie prace musi wykonać zarządca nieruchomości, będąc odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej? Wiele tych działań i czynności pozostaje niewidoczne dla mieszkańców czy użytkowników budynków komercyjnych. Przedstawmy najważniejsze:

• Zarządca reprezentuje wspólnotę (w tym właścicieli mieszkań) przed inwestorem, a także przed organami administracji państwowej i samorządowej. W praktyce oznacza to na przykład:
  • Egzekwowanie usunięcia wad czy usterek przez inwestora lub dewelopera
  • Zawieranie umów na dostawę mediów, usługi odbioru odpadów, pielęgnację gruntów, sprzątanie przestrzeni publicznych oraz
  • Sporządzanie deklaracji podatkowych wspólnoty
• Zarządca obsługuje wspólnotę w aspektach prawnych – rozpatruje pisma, wezwania, weryfikuje rozporządzenia, przygotowuje uchwały zgodnie z obowiązującym prawem. Ale co to znaczy dla mieszkańców? Na przykład, gdy obok mieszkań wspólnoty ktoś chce postawić wielki biurowiec, lub zaplanowano wycinkę drzew z sąsiedniego parku, zarządca zadba o to, aby wspólnota formalnie sprzeciwiła się działaniom na jej szkodę. Czasem deweloper nie usuwa wad czy usterek i droga sądowa staje się jedynym wyjściem. Wtedy zarządca przygotowuje odpowiednie pozwy sądowe i reprezentuje wspólnotę w sporze. Równie ważne są prawne czynności wykonywane rutynowo, takie jak bieżąca weryfikacja nowych właścicieli i ksiąg wieczystych poszczególnych mieszkań czy windykacja zadłużeń.
• Zarządca zapewnia obsługę eksploatacyjną – to znaczy wykonuje wszelkie bieżące naprawy oraz przeglądy techniczne wymagane prawem czy gwarancjami, zapewnia dostawę mediów i negocjuje umowy z dostawcami. Wszystkie te działania mają jeden nadrzędny cel: zapewnienie mieszkańcom bezpieczeństwa i komfortu przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Dlatego też, niesłychanie ważnym elementem obsługi eksploatacyjnej jest pogotowie techniczne. Wyobraźmy sobie, że w piątek wieczorem występuje awaria ciepłej wody, ogrzewania czy prądu. Z tym nie można czekać do poniedziałku rano. Podobnie jest z awarią windy czy bramy. Dobry zarządca dysponuje pogotowiem technicznym, które tego typu awarie usuwa w trybie natychmiastowym.
• Zarządca organizuje zebrania wspólnoty – przygotowuje zawiadomienia, dokumentację na przykład sprawozdania finansowe, plany gospodarcze na kolejny rok oraz uchwały celowe. Zarządca musi również zapewnić salę oraz poprowadzić zebranie, a następnie przygotować dokumentację po zebraniu. A jakie tematy są poruszane na takich zebraniach? Na przykład jak poniesione koszty wspólnoty dzielone są na właścicieli, czyli jakie koszty ponosi wspólnota, a jakie indywidualni mieszkańcy. Zarządca przygotowuje odpowiednie zestawienie, również dotyczące windykacji. Zarządca jest odpowiedzialny za płynność finansową wspólnoty, a więc musi sporządzić budżet na następny rok, biorąc pod uwagę prognozowane koszty mediów. To oznacza również dbanie o fundusz remontowy, który zapewnienia bezpieczeństwo właścicieli i mieszkańców na wypadek konieczności wykonania rozległych i kosztownych remontów, a konieczność ta znaczenie wzrasta w miarę starzenia się budynków.

Oferujemy pełny zakres usług zarządzania i administrowania nieruchomościami, a konkretne usługi zawsze dopasowujemy precyzyjnie do potrzeb każdego klienta. Zapraszamy do kontaktu!